Välkommen till en minikurs i schemaläggning

Du kommer här få lära dig en metod för i vilken ordning det ofta är klokt att lägga ett schema.

1. Schemalängd

Vi börjar med grundförutsättningarna som ställs upp i ett tomt schema enligt nedan. Vi kommer behöva 4 medarbetare som kommer arbeta i ett rullande 4-veckorsschema.

2. Helgen

Det är ofta helgen som begränsar vad som är möjligt i ett schema. Vi börjar därför med att lägga ut helgpassen. I detta fall kommer vi arbeta varannan helg och varje dag ska ha ett dagspass (D) och ett kvällspass (K). Vi väljer här att hålla ihop de olika passen för att det inte ska uppstå en bakåtrotation från kväll till dag. Något som kan vara problematiskt utifrån dygnsvila och återhämtning. Vi säkerställer även att alla får lika många dag- som kvällspass.

3. Mötesdag

Vi går nu vidare med att lägga ut pass för mötesdag. Utifrån möjligheterna att få till ett bra schema i slutändan är det ofta fördelaktigt om det kan förläggas till tisdag eller onsdag. I det här fallet lägger vi det på onsdagen.

Mötesdagar är precis som helger en faktor som skapar låsningar i ett schema. Beroende på att alla ofta ska delta på möte och således arbeta dessa dagar. Vi väljer här nu till skillnad från helgen att inte definiera vilka pass som är dag och kväll, utan markerar endast med kryss (X). Detta skapar en flexibilitet vilket gör att det är enklare att backa tillbaka och justera vid behov. Passen definieras mer detaljerat i ett senare skede.

4. Fredagskväll

Vi återvänder nu till helgen för att bygga vidare med fler pass i anslutning dit. Det första steget är att lägga ut fredagskvällar. Då fredagskvällar ofta är att betrakta som mindre attraktiva brukar det vara viktigt att få till en jämn fördelning av dessa. Vi väljer här att förlägga fredagskvällar i anslutning till helger med arbete lördag och söndag.

5. Övriga pass i mötesvecka

Nu är dags att fylla på med mer pass i schemat. Det är då klokt att börja där man har som mest begränsningar. I det här fallet blir det mötesveckan där flera pass och dagar redan är ”låsta”.

Nu behöver man börja titta på bemanningsbehovet mer detaljerat kring hur många pass som ska finnas på olika dagar. I det här fallet behöver vi på måndag och tisdag totalt tre pass per dag, torsdag och fredag totalt två pass per dag.

Vi fortsätter dock på samma sätt som med mötesdagen och sätter ut kryss och väntar med att definiera dagar och kvällar. Observera att vi endast behöver ett kryss på fredagen då vi redan har lagt ut ett kvällspass där.

6. Övriga pass övriga veckor

Fortsätt sedan med övriga veckor och fyll på med kryss. Behovet är tre pass måndag till onsdag och 2 pass torsdag till fredag. Här behöver hänsyn tas till hur många pass respektive rad ska ha utifrån tjänstgöringsgrad. Det kan behövas separata beräkningar för att säkerställa att vi har tillräckligt med pass för att få ut den tid som behövs för att möta tjänstgöringsgraderna.

Vi måste även säkerställa att vi inte lägger ut för många pass i relation till fridagar. För att skapa ett jämnt schema med god återhämtning tar vi även hänsyn till att inte lägga för många arbetsdagar i rad, max 4 i det här fallet. Finns ambition att skapa långledigheter behöver även detta beaktas i detta läge.

7. Tilldela personer

I det här läget när en grund till schemat har börjat utkristallisera sig kan vi tilldela olika rader till olika individer eller funktioner. Rader som har unika tjänstgöringsgrader kan vara självklara. En del funktioner behöver kanske arbeta vissa specifika veckodagar.

Vissa individuella hänsynstagande kan även göras som inte påverkar schemats hållbarhet. Det kan till exempel handla om det passar vissa individer bättre eller sämre att arbeta helg jämn eller ojämn vecka.

Justeringar görs vid behov i schemat. Det är dock klokt att tänka till så att man inte skapar individuella rader utan håller fast vid en grund som ändå kan hålla över tid oaktat vilket namn som står på raden.

8. Definiera kryss

Nästa steg är att börja omvandla alla kryss till dag- och kvällspass. Det kommer förmodligen behövas flera olika varianter av dessa pass men i det här läget avvaktar vi med det. Detta är ett ganska tidskrävande steg då det är flera faktorer som samverkar:

• Passföljder ska bli bra – Dygnsvila kan ev. vara ett problem när K följs av D.
• Bemanningsbehovet ska uppfyllas varje dag – Varje dag ska innehålla ett kvällspass, övriga pass ska vara dagspass.
• Jämn fördelning av antal olika pass på olika rader – Även om en person i dagsläget kan tänka sig mestadels kvällar kan det vara problematiskt att ersätta om den personen slutar.
• Vissa personer/funktioner behöver eventuellt ha specifika pass på specifika dagar – Finns det t ex en specifik kompetens som det behöver finnas en person av varje dag.

9. Definiera kryss ytterligare

Det är nu dags att specificera tider på olika pass. Här gäller det att hitta en balans mellan tjänstgöringsgrader och bemanningsbehovet på timbasis. Det krävs oftast flera varianter på pass för att få tiden att gå ut jämnt och samtidigt möta behovet. I det här fallet har vi t ex passen D3 och K2 som endast behövs vid mötesdag. Samt passet D2 som behövs för att möta tjänstgöringsgrader.

Vi har nu ett färdigt schema. Vid presentation och diskussion kring ett schema är det ofta effektivt att zooma ut från själva schemaraderna och titta på den större bilden i form av struktur. Det skapar en förståelse för att justering av enstaka pass får följdkonsekvenser och potentiellt mycket arbete med schemat.

Nu har du lärt dig att lägga ett enklare schema, hoppas det har hjälpt dig framåt.

Din verklighet är förmodligen mer komplex med fler utmaningar. Om du vill så hjälper vi dig gärna att lösa dom. Tryck dig vidare nedan på det alternativ som passar dig bäst.